Ratgeber Büro
Büro digitalisieren: weniger Abtippen im Handwerksbetrieb
Im Büro landet alles, was draußen auf Zettel, Fotos und Nachrichten verteilt ist. Wer das Büro digitalisiert, sorgt dafür, dass Angaben einmal erfasst und nicht mehrfach abgetippt werden.
Wo im Büro die Zeit bleibt.
- Anfragen ohne Fotos, Maße oder Adresse, bei denen nachgefragt werden muss.
- Angebote, die aus alten Angeboten und Notizen zusammengestellt werden.
- Stundenzettel und Aufmaße, die abgetippt werden.
- Formulare und Protokolle, die ausgedruckt und wieder eingescannt werden.
In dieser Reihenfolge.
- Anfragen vollständig erfassen: Ein Formular fragt Fotos, Maße und Wunschtermin gleich mit ab.
- Angebote aus der Anfrage schreiben, mit Ihren Positionen und Textbausteinen.
- Stunden und Aufmaß per App am Auftrag erfassen.
- Formulare online ausfüllen lassen, das Büro bekommt das fertige Dokument.
Papier und Ablage.
- Legen Sie fest, wo Dokumente zu einem Auftrag abgelegt werden.
- Klären Sie Aufbewahrungsfristen mit Ihrem Steuerbüro.
- Scannen Sie nur, was Sie brauchen; besser ist, wenn es gleich digital entsteht.
Und bei AO Conversions?
Wir bauen für Ihr Büro, was Abtippen erspart: Anfrageformulare mit Fotos und Maßen, Angebote aus der Anfrage, Stunden per App und Formulare, aus denen das fertige Dokument wird. Vorher legen wir fest, was wir zählen, etwa Stunden im Büro oder Rückfragen. Nach acht Wochen schauen wir gemeinsam, was es gebracht hat.
Häufige Fragen zu Büro
Was kostet es, das Büro zu digitalisieren?
Das hängt davon ab, welche Abläufe es sind, welche Funktionen Sie brauchen und wie viel Betreuung. Unseren Vorschlag bekommen Sie im Gespräch und danach schriftlich.
Brauchen wir dafür neue Rechner?
Klären Sie vorher, welche Geräte im Büro und auf der Baustelle vorhanden sind. Danach richtet sich die Lösung, nicht umgekehrt.
Was passiert mit unseren bisherigen Vorlagen?
Bringen Sie Ihre Vorlagen zum Gespräch mit. Die Lösung richtet sich nach Ihren Vorlagen.
Kann unsere Bürokraft das allein bedienen?
Das sollte das Ziel sein. Fragen Sie bei jeder Lösung, wer einweist und wer erreichbar ist, wenn etwas nicht klappt.
Vor dem Gespräch
Bringen Sie Zettel, Anfragen und Formulare einer Woche mit, die im Büro bearbeitet wurden.
Zeigen Sie, wo heute abgetippt oder nachgefragt wird.
Sie bekommen unseren Vorschlag für Ihren Betrieb schriftlich, bevor wir anfangen.
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Welche Aufgabe dürfen wir Ihnen als Erstes abnehmen?
Finden wir es in 15 Minuten gemeinsam heraus. Das Gespräch ist unverbindlich. 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Nicht überzeugt? Eine Nachricht in den ersten 30 Tagen genügt, ohne Begründung. Sie bekommen den ersten Monatsbeitrag zurück und der Vertrag endet. Gilt für den ersten Vertrag mit AO Conversions. Danach ist der Vertrag monatlich kündbar, mit 14 Tagen Frist zum Monatsende.